Helpcenter - novaTime.de (2024)

Helpcenter

In unserem Helpcenter finden sich nützliche Informationen und Antworten rundum NovaTime und uns. Falls Ihre Frage nicht beantwortet wurdeunterstützen wir Sie während unserer Bürozeiten an Werktagen ab 8:00 Uhr gern persönlich und unverbindlich.

Unser digitales NovaTime Handbuch finden Sie hier

Ihr NovaTime FAQ

Ihr Beratungsteam

Ist eine Präsentation der Software im Angebot inklusive?

Ja, da unsere Software von einem modernem Design profitiert, möchten wir Ihnen das auch demonstrieren und Sie nicht blind ein Produkt erwerben lassen.

Genehmigungen

Was passiert, wenn ich den Genehmigungsprozess nachträglich ändere?

Die Anträge müssen gelöscht und neu gestellt werden. Eine Bearbeitung eines bestehenden Antrags ist nicht möglich.

Wie funktionieren Genehmigungsprozesse?

Ihre Mitarbeiter beantragen eine Fehlzeit und dieser wird vom Beauftragtem genehmigt / abgelehnt. Bei einer Genehmigung wird diese im Kalender hinterlegt, sodass Überschneidungen besser vermieden werden können.

Ihr Supportteam

Kann ich Sie auch vor Ort erreichen?

Klare Antwort: Ja. Auch wenn wir uns auch nicht nehmen lassen, mit Ihnen in ein Lokal zu gehen oder Sie zu besuchen, wenn Sie eine Beratung oder Support wünschen.

Welche Support-Leistungen bieten wir an?

Wir sind Ihre Ansprechpartner, wenn Sie Unterstützung bei Software sowie Hardware benötigen. Wir analysieren Ihr System und optimieren es, sodass zukünftig weniger bugs entstehen. Außerdem können wir Ihnen Vereinfachungen zeigen oder Sie bei der Erstellung von Plänen sowie Arbeitsgruppen helfen. Eine kurze Beratung während des Supportauftrages ist natürlich miteinbegriffen. Auch das Implementieren oder die Montage von Geräten können wir für Sie erledigen.

Berichte

Gibt es benutzerdefinierte Berichte?

Es gibt Vari-Listen, wo jede Information individuell ausgegeben werden kann.

Welche Listen kann ich mir ausgeben lassen?

Listen bezüglich Fehlzeiten, Lohn & Kostenstellen, Statistik, Zutrittsliste uvm.

Einrichtung & Installation

Cloud
  • cloudbasierter Server unsererseits

  • keine Wartung notwendig

  • Erreichbarkeit gewährt

Server
  • kundenbasierter Server

  • Eigenverantwortung

  • Sicher im lokalen Internet / VPN

Rollen und Rechte

Über welche Zugriffsrechte verfügen nur Mitarbeiter der HR?

Zugriffsberechtigungen können individuell vergeben werden. Es gibt die Möglichkeit der Stufenvergabe (z.B. Abteilungen, Projekte, Gesamtansicht o.Ä.)

Welche Rollen gibt es bei NovaTime

Es gibt die Nutzerrollen, die Managementrollen und die Administratoren.

Personalakte

Gibt es eine Schnittstelle zu einem Personalsystem?

Ja, es gibt die Option:PerImEx-Schnittstelle.

Kann ich in NovaTime Dokumenten / Daten von Mitarbeitern hinterlegen?

Es können keine Dokumente, sondern ausschließlich ein Foto hinterlegt werden. Die HR-Abteilung kann jedoch Zusatzinformationen im Nutzerprofil hinterlegen.

Wie hinterlege ich den Anstellungswechsel eines Mitarbeiters?

Im Personalstamm kann die Abteilung sowie der Arbeitsplan und Buchungsterminals abgeändert werden.

Wie hinterlege ich den Wiedereinstieg von Mitarbeitern?
  • Verwaltungsaccount: bei der Userverwaltung
  • Nutzeraccount: das HR-Management muss diverse Änderungen vornehmen wie u.a. Beginn / Ende der Zeiterfassung und Austrittsdatum
Wie kann ich das Geburtsjahr von Mitarbeitern verbergen?

Die Angabe im Personalstamm ist freiwillig. Das Geburtsjahr ist ausschließlich bei dem automatischen Urlaubsanspruchsplan nötig.

Allgemeine Einstellungen

Wie ändere ich die Sprache ?
  • In NovaTime existieren vorgefertigt die Sprachen Englisch und Deutsch, welche nur für das gesamte System eingestellt werden können.
  • Unsere DT-20 Terminals bieten eine separate Anpassung der Sprache.
Wie lösche ich einen Mitarbeiter?

Mitarbeiter können aus der Übersicht gelöscht werden, aber im Datensatz bleiben Sie erhalten. Die Erfassung der Buchungen wird nach dem Austrittsdatum aufgehoben und die Userlizenz kann neu vergeben werden.

Abwesenheit, Urlaub und Krankheit

Kann ich die Übertragsgrenze für Urlaubstage nachträglich ändern?

Ja, über eine manuelle Korrekturbuchung oder über V-Regeln

Wie beantrage ich eine Abwesenheit?
  • Ohne die Option Workflow: HR-Management beauftrage.
  • Mit der Nutzung vom Workflow: Beantragung können im Workflow-Modul aufgegeben werden.
Wie funktioniert die Vertretung von Abwesenden?
  • Wenn Sie keinen Workflow einsetzen: HR-Management muss eine Vertretung einstellen
  • Wenn Sie den Workflow nutzen: Bei einer Antragsstellung kann eine Vertretungswahl erfolgen. Diese kann mit einer Genehmigungsabfrage hinterlegt werden.
Wie hinterlege ich Betriebsferien?

Sie können einen eigenen Fehlzeitenkalender erstellen odereine individuelle Buchungsart definieren und die bei allen Mitarbeiter hinterlegen.

Wie richte ich Elternzeit (auch in Teilzeit) ein?

In Novatime gibt es eine vorgegebene Buchungszeit „Elternzeit“

Wie richte ich Homeoffice ein?
  • Es existiert eine vorgegebene Buchungsart: „Home-Office“ (in unterschiedlichen Zeiteinteilungen).
  • Anderenfalls kann man über das Lampentableau / Browserterminal ein Sonderfeld hinterlegen.
Wieso können manche Mitarbeiter keinen Urlaub beantragen?
  • Die Mitarbeiter haben entweder keine verfügbaren Urlaubstage mehr oder das Verfallsdatum wurde überschritten.
  • Es kann sich um einen Übertragungsfehler handeln.

Tablet Kompatibilität

Kann ich NovaTime auch auf einem Tablet verwenden?

Ja, die beiden Optionen App und Browserterminal können auf einem Android oder iOS Gerät verwendet werden. Die Installation von NovaTime muss aber auf einem Server oder in unserer Cloud erfolgen.

Update

Wie führe ich ein Update durch?
  • Wir empfehlen Ihnen das nicht allein durchzuführen, da es zu erheblichen Fehlern sowie Datenbruch kommen kann.

Gehalt und Lohnbuchhaltung

Gibt es eine Schnittstelle zu einem Lohn-/Gehaltsprogramm (z.B. Datev)

Ja, es gibt die Option einer NovaTime Lohn-und Gehaltsschnittstelle.

Wie verwalte ich Kurzarbeit?

Entweder die Kurzarbeit wird über eine Buchungsart ausgewertet oder es wird ein individueller Arbeitsplan erstellt. Dieser muss bei den Betreffenden hinterlegt werden.

Login und Datensicherheit

Ist die Geo-Daten-Erweiterung DSGVO-gemäß?
  • Es wird nur der Standort während der Buchung erfasst, welcher nur die HR-Abteilung einsehen kann.
  • Die Nutzung der Option ist freiwillig und nicht in der Basis App enthalten.
Ist es möglich, die Nutzung der App zu blockieren?

Ja, dafür muss eine komplexe Änderung im Nutzungsgebiet des Mitarbeitenden hinterlegt werden.

Wie reaktiviere ich den gesperrten Account eines Mitarbeiters?
  • Verwaltungsaccount: Userverwaltung
  • Nutzeraccount: HR-Management muss Änderungen vornehmen wie u.a. Beginn / Ende der Zeiterfassung und Austrittsdatum
Wie setze ich mein Passwort zurück?
  • Bei der NovaTime Basissoftware wird das Passwort über die Userverwaltung zurückgesetzt.
  • Im NovaTime Workflow ändert die HR-Abteilung Ihr Passwort im Personalstamm ab.
Wie verhalte ich mich, wenn der Server nicht erreichbar ist?

Am Besten Sie warten wenige Minuten ab und bestätigennicht mit OK. Das kann zu Datenbruch und einem Systemausfall führen.

Häufige Meldungen

„Die Verbindung zum ZDB-Server ist momentan gestört ...“
  • Diese Benachrichtigung signalisiert, dass der NovaTime Client keine Kommunikation mit dem ZDB-Server aufbauen kann. Es wäre ratsam, dass Sie oder Ihr IT-Team überprüfen, ob der ZDB-Server korrekt läuft und im Netzwerk zugänglich ist.
„Speichern ohne Anlegen bzw. Holen ist nicht möglich“

Der Datensatz, den Sie speichern möchten, wurde in der Datenbank entweder nicht identifiziert oder noch nicht erstellt. Es gibt zwei mögliche Gründe für diese Benachrichtigung:

  1. Möglicherweise wurde versucht, ein leeres Formular zu speichern. In solch einem Fall sollten Sie zunächst einen Datensatz auswählen, beispielsweise durch Betätigen der Schaltfläche „Holen“.
  2. Sie möchten einen neuen Datensatz zum System hinzufügen. Hier sollten Sie zu Beginn auf die Schaltfläche „Anlegen“ klicken, um den Datensatz in der Datenbank zu erstellen. Danach können Sie den Datensatz wie gewohnt speichern.
„Datensatz wurde inzwischen anderweitig geändert - Daten müssen neu geholt wer- den“

In Systemen mit mehreren Benutzern kann es passieren, dass verschiedene Benutzer gleichzeitig denselben Datensatz bearbeiten. Diese Benachrichtigung dient dazu, Sie darauf aufmerksam zu machen, dass die Daten in der Zwischenzeit geändert wurden, um Datenverlust beim Speichern zu vermeiden.

Wenn diese Benachrichtigung bei einem bestimmten Datensatz wiederholt erscheint, obwohl er nur von einem Benutzer geöffnet wurde, könnte eine Systemreorganisation notwendig sein. Nähere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Reorganisation“.

Zwischen dem Datum und heute gibt es weitere Änderungen. Alles bis heute überschreiben?

In NovaTime wird bei einer vorgesehenen Änderung eine Abfrage zum Startdatum der Änderung angezeigt. Wenn zwischen dem gewählten Datum und dem aktuellen Datum bereits eine andere Änderung vorgenommen wurde, fragt das System nach, ob diese vorherige Änderung ebenfalls ersetzt oder beibehalten werden soll.

Als Beispiel: Wenn im Personalstamm der Arbeitsplan zum 01.04. geändert wird, können je nach Auswahl verschiedene Datensätze resultieren. Die folgende Übersicht verdeutlicht die möglichen Szenarien und Ergebnisse.

„PersonalNr oder AusweisNr oder Name müssen angegeben werden“

Um einen neuen Eintrag im Personalstamm von NovaTime zu erstellen, ist es erforderlich, dass zumindest eines der drei vorgesehenen Felder ausgefüllt wird. Diese Anforderung stellt sicher, dass eine angemessene Auswahl innerhalb der Software gewährleistet ist.

„Ausweisnummer und DIN-Ausweisnummer müssen zusammen eingeben werden.“

Die beiden genannten Felder sind miteinander verknüpft. Wenn Sie eines davon (beispielsweise die DIN-Nr) entfernen möchten, müssen Sie auch das zugehörige andere Feld löschen. Beide Felder müssen synchron bearbeitet werden.

„Daten sind noch im Zugriff - Löschen wird abgebrochen“

Ein Löschen von Daten in NovaTime ist nicht zulässig, solange diese Daten noch an anderer Stelle im System referenziert oder genutzt werden. Ein Arbeitsplan, der beispielsweise nur für einen Tag festgelegt wurde, bleibt für zwei Jahre im System gespeichert. Dieses Verfahren stellt sicher, dass NovaTime stets die Fähigkeit besitzt, Daten rückwirkend korrekt zu berechnen.

„Die Buchung überschreitet den verfügbaren Urlaubsanspruch.“

Diese Benachrichtigung tritt auf, wenn in NovaTime für die Buchungsart "Urlaub" die Option "mit Resturlaubsprüfung" eingeschaltet ist. Wenn ein Mitarbeiter versucht, Urlaub zu buchen und dabei seinen verfügbaren Urlaubsanspruch übersteigt, wird diese spezifische Meldung ausgelöst. Es dient als Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nicht mehr Urlaub buchen, als ihnen tatsächlich zusteht. Bei Erhalt dieser Meldung sollte der Mitarbeiter seinen aktuellen Urlaubsanspruch überprüfen und gegebenenfalls die Buchungsanfrage anpassen.

„Die Buchung überschreitet die erlaubte Häufigkeit.“

In der Buchungsart ist die Option "Häufigkeitsprüfung" aktiviert. Detaillierte Informationen hierzu können Sie im Abschnitt "Häufigkeitsgruppen" nachlesen.

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Author: Pres. Carey Rath

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Name: Pres. Carey Rath

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